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Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran und wirkt sich ebenso auf die Buchung sowie die Abrechnung von Geschäftsreisen aus. Transparenz, schlanke Prozesse und Selbstbestimmung werden heutzutage gefordert. Das Reisemanagement kann mittlerweile durch intelligente Software oder professionelle Dienstleister übernommen werden.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, was beim Reisemanagement von Unternehmen besonders wichtig ist und worin die Vorteile eines professionellen Dienstleisters liegen.

Was ist Reisemanagement?

Auch Travel Management genannt, umfasst es das strategische Management von Reisen. Von der Suche und Buchung von Flügen, über die Verhandlung mit Anbietern, die Organisation des Transports bis zur Buchung von Unterkünften kann dies alles umfassen, was rund um die Reise anfällt. Dazu gibt es verschiedene Travel Management Systeme, über die das Reisemanagement erledigt werden kann.

Was sind Reisemanagement-Unternehmen?

Travel Management Unternehmen haben sich auf Dienstleistungen rund um Geschäftsreisen spezialisiert. Neben Unternehmen und Organisationen können sich natürlich auch Einzelpersonen an einen Travel Manager wenden. Die Verantwortung für die Reise wird dabei ausgelagert und man profitiert vom professionellen Know-how und umfangreichen Kontakten innerhalb der Branche.

Die Unternehmen, die sich auf das Reisemanagement spezialisiert haben, erheben in der Regel eine pauschale Gebühr oder eine Abonnementgebühr für die Nutzung der Dienste. Wer auf einen solchen Anbieter zurückgreift, profitiert von Zeitersparnis, Komfort und Branchenexpertise. Gerade in großen Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen kann dies ein entscheidender Faktor sein.

Geschäftsreisemanagement betrifft den ganzen Prozess:

Geschäftsreisen unterscheiden sich immer wieder und stellen die Unternehmen vor große Herausforderungen. Ein professionelles Geschäftsreisemanagement bedeutet eine individuelle Betreuung von der Planung bis zur Abrechnung. Durch einen professionellen Dienstleister oder eine passende Software können alle Schritte der Geschäftsreise digital abgebildet werden und der Workflow verbessert sich. Die vereinfachte Buchung mit frei kombinierbaren Reise-Schritten über eine einzige Plattform sowie die papierlose Abrechnung über ein zentrales Belegmanagement machen die Abwicklung der Geschäftsreisen deutlich einfacher.

Unternehmen können dadurch die Performance verbessern und von weiteren individuellen Faktoren wie automatisierte Genehmigungsprozesse profitieren.

Erfolgsfaktoren im Geschäftsreisemanagement:

Die Ziele eines erfolgreichen Geschäftsreisemanagements liegen immer in einer Reduktion der Reisekosten sowie der Optimierung von Prozessen. Doch auch die Sicherheit der Reisenden sowie nachhaltige Reise-Lösungen stehen immer häufiger im Fokus. Folgende Faktoren sind dabei zentrale Punkte, für eine erfolgreiche Reiseplanung:

Zentrale Buchung

Durch ein zentralisiertes Buchungssystem kann die komplette Reise in nur einem System organisiert und gebucht werden. Das schafft Übersichtlichkeit und spart Zeit.

Flexibilität und Compliance

Durch ein optimiertes Geschäftsreisemanagement hält man zudem aktuelle Reiserichtlinien ein und sorgt durch den reduzierten Arbeitsaufwand für einen flexiblen Workflow.

Zentrale Abrechnung

Das Belegmanagement wird zentralisiert und Reisekosten- sowie Auslagenabrechnungen digital erfasst. Die Belege werden dabei automatisch zugeordnet.

Analysen & Berichte

Durch aussagekräftige Reportings ermöglicht man eine hohe Transparenz über sämtliche Aufwendungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und damit einhergehenden Auslagen.

Reisemanagement-Unternehmen: Wie wählt man es aus?

Es gibt eine große Auswahl an verschiedenen Unternehmen im Bereich des Reisemanagements sowie viele Softwarelösungen, für die man sich entscheiden kann. Die folgenden Kriterien helfen bei der Eingrenzung der Möglichkeiten:

Die Gebühren und Einsparungen

Für die meisten Unternehmen sind Einsparungen im Bereich der Geschäftsreisen der vermutlich wichtigste Aspekt, wenn es darum geht, Geschäftsreisen zu optimieren. Travel Management Unternehmen und entsprechende Software kosten zwar zunächst Geld, dafür wird auch einiges eingespart, wodurch sich die Auslagerung lohnt.

So verfügen Travel Management Unternehmen in der Regel über gute Kontakte in der Reiseindustrie, wodurch Rabatte auf Hotelzimmer und Transportmittel gewährt werden, die ansonsten nicht verfügbar wären.

Wie viel Personalisierung?

Durch eine professionelle Geschäftsreiseplanung können die Reisen deutlich personalisiert werden. Die Dienstleistungen sollten immer an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst sein. So können Travel Management Unternehmen dabei helfen, eine Geschäftsreiserichtlinie zu erstellen, die für das Unternehmen und die Geschäftsreisen funktioniert.

Ferner werden die Daten genutzt, um basierend auf den Präferenzen intelligente Empfehlungen anzubieten. Statt standardisierter Software werden Individualreisen forciert.

Das Kundenerlebnis

Ein guter Kundenservice und die damit einhergehende positive Kundenerfahrung sind weitere wichtige Kriterien, die für Travel Management Unternehmen sprechen. Selbst mit optimalen Richtlinien und automatisierten Prozessen können die Geschäftsreisen noch komplex sein. Immer wieder kann es zu Verzögerungen kommen, kurzfristige Planänderungen fallen an oder Ähnliches. Travel Management Unternehmen überlegen sich im Vorfeld, was schiefgehen könnte, und finden nicht nur Lösungen, um die Probleme zu beheben, sondern sie suchen nach Möglichkeit sie von vornherein zu vermeiden. Man hat einen Ansprechpartner und das rund um die Uhr.

Wie wird man mit einem Reisebüro selbstständig?

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Bild: markusspiske auf Pixabay